Vraagstuk

Bij het ontstaan van de VRU is er in 2009 een geheel nieuwe IT-omgeving opgebouwd met als richtinggevende thema’s sober, robuust en flexibel. De organisatie ontwikkelde en vormde zich de afgelopen jaren waardoor nu duidelijker is wat er op IT-gebied nodig is om medewerkers optimaal te ondersteunen. Er was de wens om te digitaliseren en het mobiele werken te implementeren. Bovendien liep het contract met de oude dienstverlener af. Deze ontwikkelingen vormden de aanleiding voor een nieuw werkplekconcept, met als belangrijkste pijlers toekomstbestendig, veilig en beheersbaar. De VRU besteedde daarom opnieuw Europees aan.

Dustin won de aanbesteding en werd gevraagd om de nieuwe apparatuur te leveren, te registeren en te installeren. Tevens begeleidde Dustin het aankoop- en leveringsproces van laptoptassen via een op maat gemaakte webshop.

Keuze voor Dustin

Mieke van der Linden, Project-/Portfoliomanager bij de VRU: “Wij hebben het project intern uitgevoerd en huurden hierbij specialisten in op het vlak van technische inrichting, opleidingen en uitrol. We schreven een Europese aanbesteding uit voor de benodigde apparatuur. De keuze is op Dustin gevallen vanwege de gunstige prijs en de beste beantwoording van onze kwalitatieve vragen”.

Het traject
Flexibiliteit rondom werk en meer mogelijkheden voor samenwerking; dat is het doel van de nieuwe werkplekken. Mieke: “De expertise van Dustin gebruikten wij op verschillende manieren. We hebben immers niet alle technische kennis zelf in huis. We voerden verschillende gesprekken alvorens te beginnen met de uitrol. Dit gaf ons het vertrouwen dat het traject soepel en zonder teveel hinder voor onze medewerkers ging verlopen”. Dustin heeft verschillende inhouse werkzaamheden verricht:

• Medewerkers op de kantoorlocaties van de VRU kregen één mobiel apparaat, waarmee zij op elk tijdstip en op elke plek mobiel kunnen werken. Deze mobiele apparaten zijn volledig opgeladen en geïnstalleerd geleverd, waardoor de medewerkers direct aan de slag konden.
• Voor de bureaus op de kantoorlocaties is de vaste opstelling, bestaande uit beeldscherm, universeel dockingstation, toetsenbord en muis, waarmee het mobiele apparaat kan verbinden, gebruiksklaar op locatie geleverd.
• Op de werkplekken die veel gedeeld worden, is apparatuur geleverd om een vaste werkplek te creëren. Dit betreft bijvoorbeeld uitrukposten. De apparatuur op deze werkplekken maakt verbinding met een virtuele werkplek, die ook gebruikt kan worden als externe VRU werkplek. Zo kunnen ook medewerkers die geen persoonlijk mobiel apparaat hebben, hiervan gebruik maken.
• Er is voor speciale ruimten, zoals cursus- en examenkamers, een vaste PC met een bijbehorende AV-inrichting geleverd.

De ongeveer 1.000 nieuwe werkplekken zijn gefaseerd uitgerold. Voordeel hiervan was dat de organisatie volledig kon doorwerken, en dat kleine issues snel konden worden opgelost. Mieke: “Geringe vertragingen en problemen in het traject zijn in goed overleg opgepakt. Het registeren en installeren van de apparatuur is zonder problemen verlopen”.

Medewerkers van de VRU kozen en bestelden via de shop een laptoptas. Dustin heeft een passend assortiment samengesteld zodat de laptop goed beschermd is. Door de medewerkers keuzevrijheid te geven, kiezen zij een tas die persoonlijk is en bij hen past. Om het gemak voor medewerkers te vergroten, zijn de tassen afgeleverd op een adres naar keuze.

De samenwerking

Mieke vervolgt: “De samenwerking met Dustin is professioneel en naar tevredenheid verlopen. Alle werkzaamheden zijn in goed overleg uitgevoerd. De expertise van het bedrijf kwam bijvoorbeeld tot uiting bij het onderzoeken van oplossingen voor onder andere de beeldschermscherpte, het meedenken over ‘bumpers’ voor de tablets en over de bekabeling van beeldschermen. Wij mogen Dustin altijd bevragen over problemen die we tegenkomen. Met kleine issues gedurende de uitrol gaat Dustin professioneel en accuraat om, waardoor deze snel oplossen. Dustin blijft voor de aangekochte apparatuur de reparaties en garantieafhandeling verzorgen. Deze nazorg vinden we ontzettend fijn. Het neemt ons veel werk uit handen”.