Uitdaging

Naast de unieke passie voor gezond eten en drinken, is ook het personeel een belangrijk onderdeel van het succes van VITAM. Met hun kennis en ervaring weten zij als geen ander ziel in het product en de dienstverlening te leggen en kunnen ze direct inspelen op ieders wensen en behoeften! VITAM legt de lat dan ook hoog en wil de medewerkers faciliteren om optimaal te kunnen functioneren en presteren.

Oude situatie werkplekken
Op alle locaties bij klanten van VITAM staan één of meerdere devices (desktops of notebooks) voor de medewerkers van VITAM. Deze mobiele devices worden onder andere gebruikt voor het plaatsen van bestellingen en toegang tot het intranet van VITAM. Daarnaast dienen deze devices ook als kassa en aansturing van pinautomaten. Het is dus van belang dat de devices stabiel, veilig en snel functioneren. In de oude situatie was er onbekend welke devices er op de verschillende locaties in gebruik waren, aangezien er geen standaardisatie was op het gebied van devices. Er was geen sprake van remote monitoring, geen inzicht in patch levels en geen duidelijkheid over de status van de antivirus. Hierdoor was stabiliteit, veiligheid en performance niet te waarborgen. Een van de doelstellingen is om dit te verbeteren. Daarnaast maakte VITAM nog gebruik van een mailomgeving die nodig aan vervanging toe was.

Advies

Herinrichting, LiveAlert en Office 365
Om de gestelde doelen te realiseren moest er meer grip verkregen worden op de devices. Om dit te realiseren adviseerde Dustin het volgende:

1. Herinrichting van de devices volgens een standaardinrichting.
2. Invoering van Ofice365 ter vervanging van de verouderde mailomgeving.
3. In gebruik nemen van Dustin LiveAlert voor alle devices, waarmee monitoring, updating, anti-virus en in algemene zin controle wordt gerealiseerd. Ook toegang tot de Dustin servicedesk maakt onderdeel uit van het LiveAlert product.
4. Inrichten van een swapdienst voor snel vervangen van defecte apparatuur.
5. Dustin levert Single Point of Contact (SPOC) dienst voor alle IT-issues voor alle locaties.

Resultaat

Projectmatige inrichting
Om de voorgestelde maatregelen te implementeren is er een bezoek gebracht aan alle locaties waar medewerkers van VITAM werkzaam zijn. Dit betekende een zorgvuldige planning voor een bezoek aan ruim 190 locaties. De doorlooptijd van het traject moest zo kort mogelijk zijn en tegelijkertijd moest dit voor zo min mogelijk overlast zorgen bij de gebruikers. Door planning en organisatie vanuit onze projectmanager en inzet van vakkundige en flexibele engineers heeft Dustin aan alle eisen kunnen voldoen.

Project Standaardisatie
Door het ontwerpen van een hardware onafhankelijke standaardinrichting voor alle devices die in gebruik zijn, konden we toewerken naar een softwarematige standaardisatie. Vervolgens is de mailclient overgezet naar Office365 en is op alle devices de juiste cliënt software geïnstalleerd. Tot slot is standaard de LiveAlert cliënt geïnstalleerd waarmee monitoring, updating en anti-virus mogelijk wordt voor alle devices.

Invoering LiveAlert
Met de invoering van LiveAlert is het inzicht en grip op de devices sterk toegenomen. Hierdoor is er ook een sterke verbetering gerealiseerd op het gebied van stabiliteit en veiligheid. Met het proactieve beheer worden performance problemen direct geïdentificeerd en kunnen maatregelen genomen worden door VITAM in nauwe samenwerking met de servicedesk van Dustin.

Invoering Swap service
Dustin vervangt een defect device op alle vestigingen binnen een vooraf afgesproken tijd, zodat eventuele downtime tot een minimum beperkt wordt. Om dit te kunnen garanderen zijn hiervoor diverse devices op voorraad gelegd in het distributiecentrum van Dustin.

Single Point of Contact
De servicedesk van Dustin dient als SPOC voor alle IT-issues gerelateerd aan de geleverde devices. Hierdoor kunnen de gebruikers terecht bij een vast loket bij problemen of vragen en verzorgt Dustin het eventueel inschakelen van derde partijen. Ook wordt de voortgang bewaakt. De medewerkers van VITAM hoeven hier dus niet onnodig hun tijd aan te besteden, maar kunnen zich richten op hun eigen werkzaamheden.

Door dit gehele traject is er binnen VITAM meer grip gekomen op de IT-apparatuur verdeeld over de verschillende locaties. Als gevolg hiervan zijn de doelen (sterk verbeteren van stabiliteit, veiligheid en performance) behaald. De medewerkers van VITAM kunnen zich weer volledig concentreren op de taken waar zij goed in zijn: het verzorgen van Horeca catering voor haar klanten.